Zwei Klicks: Schnell mal ein PDF ziehen und per E-Mail versenden

Es ist doch manchmal erstaunlich, was für einfache Dinge im Jahr 2018 noch nicht zum Standard gehören. Zum Beispiel ohne viel Nachgefrage aus einem beliebigen Programm heraus ein PDF erzeugen und dieses per E-Mail versenden zu können. Während Microsoft solch eine Funktion spätestens seit Office 2010 so implementiert hat, dass man sie mit ein paar Mausklicks erreichen kann, gibt es Firmen, die dafür richtig viel Geld und eine Erweiterung des Lizenzumfanges verlangen.

Aufwändiger Workflow

Nun gut, in Windows 10 ist ja schonmal ein PDF-Drucker standardmäßig integriert, aber das Problem dieses PDF-Druckers, genau wie das vieler anderer, ist meiner Ansicht nach der aufwändige Workflow. Stellen wir uns ein beliebiges Programm abseits von Microsoft Office vor, mit dessen Hilfe wir Inhalte erarbeiten und mal eben einen Zwischenstand als PDF versenden wollen. Oder wie bei mir im Unternehmen: ein Angebot, eine Rechnung, eine Bestellung oder ähnliches im ERP-System. Wenn wir das entsprechende Dokument per E-Mail versenden wollen, war der bisherige Workflow folgender:

  1. (Angebot/Rechnung/Bestellung erstellen)
  2. Druckfunktion und PDF-Drucker auswählen -> Drucken
  3. Speicherort auswählen und Dateinamen festlegen -> Speichern
  4. Outlook öffnen oder in den Vordergrund holen
  5. „Neue E-Mail“-Schaltfläche betätigen
  6. Je nach Speicherort und aktueller Fensterkonstellation:
    • Speicherort im Explorer öffnen und Datei per Drag&Drop ins E-Mail-Fenster ziehen. Oder wie wohl die meisten arbeiten:
    • Im E-Mail-Fenster „Datei anfügen“ -> Zum Speicherort navigieren -> Datei auswählen -> „Einfügen“
  7. (E-Mail mit Inhalt befüllen und versenden)
  8. Die zuvor gespeicherte Datei wieder löschen, weil sie nicht mehr benötigt wird

Man stelle sich mal vor es ist Monatsende/Rechnungslegungstag und man macht das den ganzen Tag. Da wird man doch verrückt und der geneigte Administrator kann da nur den Kopf schütteln. So ist es mir ergangen, als ich gefragt wurde, ob das nicht einfacher geht. Ein Anruf bei dem Hersteller der ERP-Software brachte zu Tage, dass dieses „Feature“ nur gemeinsam mit weiteren, für uns jedoch vollkommen unnötigen, Features zu haben ist und 600€ extra pro Jahr kostet. Da kann einem echt schwindelig werden.

Mit zwei Klicks zum Ziel

Zum Glück gibt es tatsächlich eine sogar kostenfreie Lösung, die exakt unseren Bedarf erfüllt: eDocPrintPro mit dem Plugin Aktion.

eDocPrintPro ist ein in seiner Grundfunktion kostenfreier PDF-Drucker, der mittels Plugins erweitert werden kann. Die meisten Plugins kosten ab 60€ aufwärts, das von uns genutzte Plugin Aktion ist jedoch ebenfalls kostenfrei.

Unser Workflow sieht nun so aus:

  1. (Angebot/Rechnung/Bestellung erstellen)
  2. Druckfunktion und PDF-Drucker auswählen -> Drucken
  3. (E-Mail mit Inhalt befüllen und versenden)

Entsprechend konfiguriert nehmen PDF-Drucker und Plugin einem alle weiteren Schritte ab. Das PDF wird im Temp-Verzeichnis des Benutzers gespeichert (konfigurierbar), der Dateiname wird automatisch vergeben (konfigurierbar), eine neue Outlook-E-Mail wird erstellt und das PDF direkt angehängt (konfigurierbar). Anschließend wird das PDF automatisch wieder gelöscht (abermals konfigurierbar). Das ganze geht noch schneller als die in Office integrierte Funktion und funktioniert mit jedem Windows-Programm, das eine Druckfunktion besitzt.

Installation

Wir benötigen besagtes Programm (Direktdownload hier) und das zugehörige Plugin (Direktdownload hier). Beide .zip-Dateien entpacken wir und installieren sie einfach. Als Ergebnis erhalten wir einen neuen Drucker namens „eDocPrintPro“, den wir unter „Systemsteuerung > Hardware und Sound > Geräte und Drucker“ wiederfinden. Ich hab den gleich mal in per E-Mail senden (als PDF) umbenannt (Rechte Maustaste -> Druckereigenschaften), damit alle Kollegen sofort erkennen, was dieser Drucker macht.

Geräte und Drucker unter Windows 10

Geräte und Drucker unter Windows 10

Grundkonfiguration

Jetzt müssen wir diesen Drucker noch konfigurieren, damit wir den gewünschten Workflow realisieren können. Dazu wählen wir im Kontextmenü den Punkt Druckeinstellungen und stellen auf der Registerkarte Papier/Layout die grundsätzlichen Parameter ein. Der Standard sollte hier eigentlich bei den meisten passen.

eDocPrintPro Druckeinstellungen: Papier/Layout

eDocPrintPro Druckeinstellungen: Papier/Layout

Im Register Ziel geht es um die zu erzeugende PDF-Datei. Unter Ziel Datei Type sollte pdf eingestellt sein und unter Speicherungs Modus nehmen wir Speichern – ohne Dialog – mit voreingestelltem Ordner und Namen. Ziel Ordner und Dateiname muss nun jeder nach seinem Geschmack anpassen. Als Zielordner hab ich %TEMP% gewählt – also der in den Windows-Umgebungsvariablen festgelegte temporäre Ordner. Da der PDF-Drucker den Dateinamen automatisch vergeben soll, hab ich hier %DOCNAME% gewählt. Diese Variable sorgt dafür, dass der durch die Anwendung übergebene Name für den Druckauftrag als Dateiname verwendet wird. Das Ganze kann auch ganz nach Belieben mit Datum und Uhrzeit kombiniert werden. Ganz unten müssen wir noch die Einstellung Ersetze bestehende Datei beachten. Ich hab die auf Ersetze bestehende Datei gestellt, da ja ohne Nachfrage ein PDF erzeugt werden soll.

eDocPrintPro Druckeinstellungen: Ziel

eDocPrintPro Druckeinstellungen: Ziel

Für beide Einstellungen, Zielordner und Dateiname, stehen noch weitere Variablen zur Verfügung (Auswahl über die %-Schaltfläche). Auch ganz interessant: die Variable %USER_INPUT% öffnet ein (leider) nichtssagendes Fenster, in dem der Nutzer einen beliebigen Wert oder String eingeben kann. Dieser Wert kann dann einen Teil, oder auch den gesamten Dateinamen bilden.

Automatisierung: PDF an neue E-Mail anhängen

Im Register Plug-ins veranlassen wir nun den Drucker, dass die Datei an eine neue E-Mail angehangen wird. Hier muss man jetzt nur die Reihenfolge in der Bedienung der Fensterelemente beachten:

  1. Aktiver Plug-In-Set:  Schaltfläche NEU betätigen
  2. Name: beliebigen Namen eingeben
  3. Schaltfläche Übernehmen (unten rechts) klicken
  4. Installierte Plug-Ins: Aktion auswählen
  5. Schaltfläche Hinzufügen anklicken
  6. Schaltfläche Konfigurieren anklicken
  7. Aktion aktivieren (Häkchen setzen)
  8. Aktion: Aktion ausführen
  9. Verarbeite: outlook.exe
  10. Kommandozeile: /a "%PATH%"
  11. Warte auf Beenden der Aktion (Häkchen setzen)
  12. Schaltfläche OK
  13. Aktiviere Plug-Inverarbeitung aktivieren
  14. Dokument nach der Verarbeitung löschen aktivieren
eDocPrintPro Druckeinstellungen: Plugins

eDocPrintPro Druckeinstellungen: Plugins

Im Register Aktion müssen wir nichts verändern. Das Fenster können wir nun mit OK schließen und die Konfiguration ist damit abgeschlossen. Wenn wir nun die Druckfunktion verwenden und dabei diesen Drucker auswählen, öffnet sich wie von Zauberhand und ohne weitere Nachfrage ein neues E-Mail-Fenster, an dem das PDF bereits als Anhang vorhanden ist.

eDocPrintPro: als PDF drucken und direkt per E-Mail versenden

eDocPrintPro: als PDF drucken und direkt per E-Mail versenden

Zum Schluss noch ein Hinweis:
Offensichtlich mag eDocPrintPro es nicht, umbenannt zu werden, wenn bereits eine Aktion konfiguriert ist. Also lieber den Druckernamen festlegen, bevor Ihr die Einstellungen vornehmt. Sonst hilft nur Drucker entfernen und neu installieren.

Sebastian

...ist staatlich geprüfter Techniker für Elektrotechnik, Schwerpunkt Prozessautomatisierung und Energietechnik. Die Themen Automatisierung und Programmierung haben es ihm besonders angetan.
Außerdem ist er für jede technische Spielerei zu haben 😉
Sebastian

7 Comments

  1. Avatar
    Antworten MM

    Hallo,
    generell genau das was ich suche, ich verwende jedoch Thunderbird, ich bekomms nicht hin. nach dem Drucken passiert gar nichts. Hast du noch einen Tipp für mich?

    • Sebastian
      Antworten Sebastian

      Ich hab’s jetzt nicht ausprobiert, aber ich denke, das müsste in etwa so aussehen:

      Verarbeite: thunderbird.exe
      Kommandozeile: -compose „attachment=’%PATH%'“

      Lass mich wissen, ob es funktioniert, dann ergänze ich das oben im Beitrag.

  2. Avatar
    Antworten Tormentor667

    Super Anleitung, vielen lieben Dank dafür! Hier der korrekte Code für die Kommandozeile bei Thunderbird, habe ich mir so eben eingerichtet:

    -compose "attachment='%PATH%'"

    Frage: Kann ich verschiedene „Aktionen“ generieren, die ich irgendwie per „Dropdown“ beim Druck auswählen kann?

    • Sebastian
      Antworten Sebastian

      Möglicherweise, aber das Ziel ist doch, mit zwei Klicks das PDF zu erzeugen. So baust du ja mindestens zwei zusätzliche Klicks ein. Was hat man dann damit gekonnt?

      • Avatar
        Antworten Tormentor667

        Das hat folgenden Hintergrund: Aktuell klicke ich quasi auf „Drucken“, bekomme dann meine E-Mail geöffnet mit der entsprechenden PDF aber ohne Text, d.h. ich müsste noch Text schreiben bevor ich versenden kann. Diesen Schritt würde ich auch gerne automatisieren für Angebote und Rechnungen.

        Über

        -compose "content='Hier mein Text"

        kann ich das per Kommandozeile übergeben, brauche dann aber zwei Aktionen.

        Oder hast du eine elegantere Lösung? 🙂

        • Sebastian
          Antworten Sebastian

          Du könntest ja einen Drucker für die Rechnungen und einen für Angebote einrichten und dort den jeweiligen Text hinterlegen.

          Alternativ, und das sehe ich auf Arbeit recht häufig, kannst du auch einen allgemeinen Text schreiben, der immer passt.

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